The City of Elgin is now accepting applications for a full-time Police Records Clerk in the Elgin Police Department. This key administrative position supports the department’s mission through precise records management, strong data-entry skills, and professional customer service.
Position Overview
The Police Records Clerk performs intense keyboarding and data entry, filing, maintenance of criminal-history and police-report records, and direct customer service to citizens, officers, and authorized agencies. The clerk scans documents into the department’s computer network, releases information in accordance with policy, performs records checks, prepares crash reports, files reports, mug shots, and fingerprint pages, and handles mail, email, and fax correspondence.
A written exam is required for this position and will be held Friday, November 7, 2025. This is the only testing date; qualified applicants will receive the test time and location by email.
Essential Duties & Responsibilities
- Maintain privacy, security, and confidentiality of police records.
- Provide customer service in person, by email, and phone.
- File and maintain police reports and traffic citations.
- Perform data entry and merge police reports into the records-management system.
- Scan documents into a digital imaging system.
- Perform records checks for citizens, police personnel, and authorized agencies.
- Prepare crash reports for the Illinois Department of Transportation and Kane County Highway Department.
- Type correspondence, memos, and reports.
- Collect fees for specific records services and maintain a balanced cash drawer.
- Respond to mail, email, and fax correspondence.
- Release information and reports in accordance with the Illinois Freedom of Information Act (FOIA).
- Redact police reports and miscellaneous documents for the media.
- Respond to subpoenas and requests from the State’s Attorney’s Office.
- Preserve video from the various camera systems utilized by police.
- Perform other duties as required by law, city ordinance, or department rule.
Knowledge, Skills & Abilities
- Personable with strong written and verbal communication skills.
- Data-entry speed of 120 KPM.
- Basic accounting skills and sound judgment.
- Experience working with the public.
- Proficiency with Microsoft Office Suite, electronic mail systems, and general computer use.
Minimum Qualifications
Applicants must possess a high-school diploma or GED.
Pay Range
Annual salary $49,196 – $62,891, commensurate with experience.
Employee Benefits
The City of Elgin offers a robust benefit package:
- Vacation: 2 weeks (1–6 years), 3 weeks (7–13 years), 4 weeks (14–21 years), 5 weeks (22 + years).
- Sick Leave: Accrual of ½ day per month.
- Life Insurance: $70,000 term group policy.
- Holidays: New Year’s Day, Martin Luther King Day, Memorial Day, Juneteenth, Independence Day, Labor Day, Thanksgiving Day and the day after, Christmas Eve, Christmas Day, and New Year’s Eve.
- Personal Days: Four (4) per year.
- Medical Insurance: City pays 80 percent of premiums for HMO or PPO coverage (single, plus-one, or family). Employees with alternative coverage may opt out for a $3,000 annual benefit (prorated) paid to a Health Reimbursement Account.
- Additional Benefits: Vision and Dental coverage, Voluntary Life Insurance, Flexible Spending Account, Retirement (IMRF), Employee Assistance Program (EAP), Deferred Compensation, Direct Deposit, Open-Door Policy, Centre Membership, and In-House Training Programs.
Employer Information
City of Elgin
150 Dexter Court
Elgin, Illinois 60120
Phone: 847-931-6076
How to Apply
Applications must be submitted by Sunday, November 2, 2025 at 11:59 p.m. (Central Time). To view the full listing and apply online, visit:
👉 City of Elgin Job Opportunities – Police Records Clerk
EMPLEOS: La Ciudad de Elgin Busca Empleado(a) de Registros Policiales de Tiempo Completo
La Ciudad de Elgin está aceptando solicitudes para el puesto de Empleado(a) de Registros Policiales de tiempo completo en el Departamento de Policía de Elgin. Esta posición administrativa clave apoya la misión del departamento mediante la gestión precisa de registros, habilidades sólidas de ingreso de datos y un servicio al cliente profesional.
Descripción del Puesto
El Empleado(a) de Registros Policiales realiza tareas de digitación intensiva, ingreso de datos, archivo, mantenimiento de historiales criminales e informes policiales, y atención al cliente a ciudadanos, oficiales y agencias autorizadas. También escanea documentos al sistema informático del departamento, divulga información conforme a las políticas policiales, realiza verificaciones de antecedentes, prepara informes de accidentes, archiva informes, fotos de fichas policiales y huellas dactilares, y maneja la correspondencia por correo, correo electrónico y fax.
Se requiere un examen escrito, que se llevará a cabo el viernes 7 de noviembre de 2025. Esta será la única fecha de examen. Los solicitantes calificados recibirán por correo electrónico la hora y el lugar de la prueba.
Deberes y Responsabilidades Esenciales
- Mantener la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información de los registros.
- Brindar servicio al cliente a ciudadanos y personal policial en persona, por correo electrónico y por teléfono.
- Archivar y mantener informes policiales y citaciones de tránsito.
- Ingresar datos y fusionar informes en el sistema de gestión de registros policiales.
- Escanear documentos policiales a un sistema de imágenes digitales.
- Realizar verificaciones de registros para ciudadanos, personal policial y agencias autorizadas.
- Preparar informes de accidentes para el Departamento de Transporte de Illinois y el Departamento de Carreteras del Condado de Kane.
- Escribir correspondencia, memorandos e informes.
- Cobrar tarifas por servicios específicos de registros y mantener un cajón de efectivo equilibrado.
- Responder a la correspondencia recibida por correo, correo electrónico y fax.
- Divulgar información e informes de acuerdo con la Ley de Libertad de Información de Illinois (FOIA).
- Redactar (censurar) informes policiales y documentos diversos para los medios de comunicación.
- Responder a citaciones judiciales y solicitudes del fiscal del estado.
- Preservar grabaciones de video de los diferentes sistemas de cámaras utilizados por la policía.
- Realizar otras tareas que puedan ser requeridas por ley estatal, ordenanza municipal o reglamento departamental.
Conocimientos, Habilidades y Capacidades
- Persona amable con sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Velocidad de ingreso de datos de 120 KPM.
- Conocimientos básicos de contabilidad y buen juicio.
- Experiencia en atención al público.
- Dominio de Microsoft Office Suite, sistemas de correo electrónico y uso general de computadoras.
Calificaciones Mínimas
Debe poseer un diploma de escuela secundaria o un certificado de equivalencia (GED).
Rango Salarial
Salario anual entre $49,196 y $62,891, según la experiencia.
Beneficios para Empleados
La Ciudad de Elgin ofrece un paquete integral de beneficios que incluye:
- Vacaciones: 2 semanas (1–6 años), 3 semanas (7–13 años), 4 semanas (14–21 años), 5 semanas (22 años o más).
- Días por Enfermedad: Acumulación anual de medio (½) día por mes.
- Seguro de Vida: Póliza grupal por $70,000.
- Días Feriados: Año Nuevo, Día de Martin Luther King, Día de los Caídos, Juneteenth, Día de la Independencia, Día del Trabajo, Día de Acción de Gracias y el día siguiente, Nochebuena, Navidad y Nochevieja.
- Días Personales: Cuatro (4) por año.
- Seguro Médico: La ciudad cubre el 80% de las primas para los planes HMO o PPO (individual, pareja o familiar). Los empleados con cobertura alternativa pueden optar por no participar y recibir un beneficio anual de $3,000 (prorrateado) depositado en una cuenta de reembolso de salud.
- Beneficios Adicionales: Seguro de visión y dental, seguro de vida voluntario, cuenta de gastos flexibles, jubilación (IMRF), programa de asistencia al empleado (EAP), compensación diferida, depósito directo, política de puertas abiertas, membresía en el Centre, y programas de capacitación interna.
Información del Empleador
Ciudad de Elgin
150 Dexter Court
Elgin, Illinois 60120
Teléfono: 847-931-6076
Cómo Postularse
Las solicitudes deben enviarse antes del domingo 2 de noviembre de 2025 a las 11:59 p.m. (hora central).
Para ver la publicación completa y postularse en línea, visite:
👉 Oportunidades de Empleo de la Ciudad de Elgin – Empleado(a) de Registros Policiales
