By Edgar Pal, Guest Columnist
West Chicago may soon restore the elected office of City Clerk — a role the City Council quietly abolished in 2022 without seeking voter approval.
Mayor Dan Bovey introduced the proposal on September 15, and aldermen generally agreed the position should return. For now, clerk duties are handled by Interim City Administrator Tia Messino, but city officials said the ongoing transition is an opportunity to revisit how the office should function.
The clerk’s position was last held by Nancy Smith, who served more than 30 years after first being elected in 1991. Smith died in February 2022 at the age of 78. Her duties were temporarily assumed by Deputy City Clerk Valeria Perez, but no permanent replacement was appointed. By law, then-Mayor Ruben Pineda was required to fill the vacancy by appointment through 2025. Instead, just two months later, the council voted to eliminate the position altogether.
That move came with little notice. The April 18, 2022 meeting where it was decided lasted just 18 minutes and included votes on seven other agenda items. Two ordinances finalized the change in September: the first ordinance transferred most clerk duties to the City Administrator, and the second ordinance formally abolished the elected office.
West Chicago Voice expressed surprise upon discovering this change in government last year. No referendum was held, according to DuPage County election records — a striking omission given that state law usually requires voter approval for altering a city’s form of government or method of selecting officers. In fact, West Chicago residents had been asked to weigh in on similar matters before: in 2011, voters approved eliminating the elected City Treasurer, as a resident pointed out during public comment earlier this summer.
How, then, did the council justify acting without a public vote in 2022?
The answer lies in Ordinance 22-O-0032. The council stated that no record exists of the clerk’s office ever being formally established after West Chicago incorporated as a city in 1906, even though references to the office appear as early as 1943. If true, clerks had been elected for decades in error. On that basis, the council implied it was not abolishing an office but correcting history — a technical reading that conveniently sidestepped the ballot box.
If that interpretation is accurate, no referendum was required in 2022. But by the same logic, creating an elected clerk position now would, for the first time in the city’s history, require voter approval. If the council’s research was wrong, however, then the 2022 decision may have stripped voters of a right that was legally theirs.
Either way, the result has left West Chicago an outlier. Most Illinois municipalities have an independent clerk. At the September 15 meeting, City Attorney Keri-Lyn Krafthefer recommended restoring the role, citing the benefits of professional training, certification, and networking through membership in the Municipal Clerks of Illinois. Bovey added that such independence would strengthen checks and balances, noting that an elected clerk would act as an ethics officer and local election official — responsibilities that can conflict when held by a mayor-appointed administrator.
Budget discussions also pointed to practical needs. While Smith’s salary was modest at $4,500, city staff have already flagged during an expense workshop the need for a records clerk and FOIA software. A dedicated clerk’s office could help address recordkeeping and transparency concerns while continuing to manage the city’s expenses.
By meeting’s end, aldermen appeared ready to bring the position back. The question that remains: this time, will the voters have a say?
Por Edgar Pal, Escritor Invitado
West Chicago podría pronto restaurar el cargo electo de Secretario Municipal — una función que el Concejo Municipal eliminó discretamente en 2022 sin buscar la aprobación de los votantes.
El alcalde Dan Bovey presentó la propuesta el 15 de septiembre, y los concejales en general coincidieron en que el puesto debería regresar. Por ahora, las funciones de secretario están a cargo de la Administradora Municipal Interina, Tia Messino, pero los funcionarios de la ciudad dijeron que esta transición ofrece una oportunidad para reconsiderar cómo debería funcionar la oficina.
El cargo de secretario fue ocupado por última vez por Nancy Smith, quien sirvió durante más de 30 años desde su primera elección en 1991. Smith falleció en febrero de 2022 a los 78 años. Sus funciones fueron asumidas temporalmente por la Subsecretaria Municipal, Valeria Pérez, pero nunca se nombró un reemplazo permanente. Según la ley, el entonces alcalde Rubén Pineda debía cubrir la vacante mediante nombramiento hasta 2025. En cambio, solo dos meses después, el concejo votó para eliminar el cargo por completo.
Esa decisión se tomó con poca advertencia. La reunión del 18 de abril de 2022, en la que se resolvió el tema, duró apenas 18 minutos e incluyó votaciones sobre otros siete puntos del orden del día. Dos ordenanzas finalizaron el cambio en septiembre: la primera transfirió la mayoría de las funciones del secretario al Administrador Municipal, y la segunda abolió formalmente el cargo electo.
West Chicago Voice expresó sorpresa al descubrir este cambio en la estructura de gobierno el año pasado. Según los registros electorales del Condado de DuPage, no se realizó ningún referéndum — una omisión notable, ya que la ley estatal normalmente requiere la aprobación de los votantes para modificar la forma de gobierno de una ciudad o el método para seleccionar a sus funcionarios. De hecho, a los residentes de West Chicago se les había consultado en temas similares anteriormente: en 2011, los votantes aprobaron la eliminación del cargo electo de Tesorero Municipal, como recordó un residente durante los comentarios públicos a principios de este verano.
Entonces, ¿cómo justificó el concejo actuar sin una votación pública en 2022?
La respuesta se encuentra en la Ordenanza 22-O-0032. El concejo declaró que no existe ningún registro de que la oficina del secretario haya sido formalmente establecida después de que West Chicago se incorporó como ciudad en 1906, aunque hay referencias al cargo desde 1943. Si eso fuera cierto, los secretarios habrían sido elegidos durante décadas por error. Con base en eso, el concejo sugirió que no estaba eliminando un cargo, sino corrigiendo la historia — una interpretación técnica que convenientemente evitó pasar por las urnas.
Si esa interpretación es precisa, entonces en 2022 no se requería un referéndum. Pero, siguiendo la misma lógica, crear ahora un cargo electo de secretario requeriría, por primera vez en la historia de la ciudad, la aprobación de los votantes. Si la investigación del concejo fue incorrecta, sin embargo, la decisión de 2022 pudo haber despojado a los votantes de un derecho que legalmente les pertenecía.
De cualquier modo, el resultado ha dejado a West Chicago como una excepción. La mayoría de los municipios de Illinois cuentan con un secretario independiente. En la reunión del 15 de septiembre, la abogada de la ciudad, Keri-Lyn Krafthefer, recomendó restablecer el cargo, destacando los beneficios de la formación profesional, la certificación y las oportunidades de trabajo en red mediante la membresía en la Asociación de Secretarios Municipales de Illinois. Bovey agregó que esa independencia fortalecería los pesos y contrapesos del gobierno local, señalando que un secretario electo actuaría como oficial de ética y funcionario electoral local — responsabilidades que pueden entrar en conflicto cuando las desempeña un administrador designado por el alcalde.
Las discusiones presupuestarias también abordaron necesidades prácticas. Aunque el salario de Smith era modesto ($4,500), el personal municipal ya ha identificado, durante un taller de gastos, la necesidad de un secretario de registros y software para FOIA. Una oficina de secretaría dedicada podría ayudar a mejorar la gestión de documentos y la transparencia, al tiempo que contribuiría al control de los gastos de la ciudad.
Al final de la reunión, los concejales parecían dispuestos a restablecer el puesto. La pregunta que queda es: ¿esta vez, tendrán los votantes la oportunidad de opinar?
